Como consultar NFes recebidas

Entenda o funcionamento da consulta de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) no Arquivei

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Escrito por Marina Lahr
Atualizado há mais de uma semana

▶ Assista ao vídeo e veja os detalhes da consulta de Notas Fiscais eletrônicas no Arquivei.


📄 Leia o artigo completo:

A consulta de Notas Fiscais eletrônicas no Arquivei é feita a partir da conexão direta com o Web service de Distribuição de DFes da Secretaria da Fazenda Nacional (Sefaz).

🗨️ Um web service é uma solução utilizada para realizar a integração entre sistemas. No caso da Sefaz Nacional, ele é utilizado para que as informações das NFes emitidas no Brasil sejam armazenadas em um mesmo padrão de estrutura e modelo.

Neste artigo, você vai conhecer as principais regras sobre a disponibilização de NFes através do web service da Sefaz e conferir como são feitas as consultas no Arquivei. Acompanhe:


💡 Web service da Sefaz: principais regras e funcionamento

Por gerenciar uma grande quantidade de dados, o web service da Sefaz possui uma série de regras, que são descritas principalmente por meio das Notas Técnicas 2014.002 e 2020.001.

🚩 As Notas Técnicas são documentos oficiais que orientam as operações fiscais no Brasil. Criadas principalmente pela Secretaria da Receita Federal e pelas Secretarias da Fazenda Estaduais, essas publicações reúnem informações sobre os Documentos Fiscais eletrônicos (DFes), agrupando todas as normas e suas alterações em um mesmo lugar.

Conheça mais sobre elas:

  • 📜 NT 2014.002

    Com o objetivo de regulamentar e informar sobre o uso do Web Service denominado NFeDistribuicaoDFe, o documento da Sefaz Nacional reúne normas para que os atores das notas fiscais possam acessar as informações e os documentos eletrônicos de interesse com segurança. Entre as determinações básicas do serviço, estão:

    • a exigência de um Certificado Digital para a realização de consultas;

    • um prazo máximo para a distribuição de NFes:

      • as informações ficam disponíveis por até 90 dias após a recepção pelo Ambiente Nacional;

    • a restrição na consulta de informações que não tenham sido originadas pelo próprio CNPJ usuário do serviço:

      • uma empresa somente consegue consultar no web service nacional as NFes recebidas, ou seja, aquelas em o respectivo CNPJ foi indicado como Destinatário da operação;

    • a obrigação do registro de um evento de Manifestação do Destinatário para que as NFes sejam disponibilizadas de forma completa, podendo ser:

      • Ciência da Emissão ou

      • Confirmação de Operação ou

      • Operação não Realizada;

    • o requisito de frequência mínima de utilização do serviço para que as informações sejam geradas:

      • apenas usuários ativos pelo menos uma vez a cada 60 dias no serviço tem uma geração contínua de informações;

    • o bloqueio temporário de uso em situações de comportamento impróprio:

      • um alto volume de requisições de consulta no servidor da Sefaz feitas por um mesmo CNPJ e em um curto espaço de tempo é configurado como um uso indevido do serviço.

  • 📜 NT 2020.001

    A Nota tem por finalidade a unificação das informações referentes ao registro dos eventos de Manifestação do Destinatário na Nota Fiscal eletrônica (NFe) de modelo 55. O processo, previsto inicialmente pelo Ajuste Sinief 07/05 e com prazos atualizados pelo Ajuste Sinief 44/20, estabelece que o destinatário de uma NFe valide a sua participação na operação acobertada pelo documento.

    Entre os eventos existentes e seus períodos para registro, estão:

    • Ciência da Emissão

      • evento opcional que informa apenas que o destinatário da NFe possui conhecimento de uma nota emitida contra o seu CNPJ. O Fisco não considera a Ciência uma manifestação conclusiva. Ainda assim, ela é um evento oficial e que pode ser utilizado no web service da Sefaz como forma de obter o documento completo antes da manifestação final.

        🔸 Importante: para empresas de Estados que aderiram a todos os termos do Ajuste Sinief 44/20, o registro de Ciência da Emissão implica na obrigatoriedade da manifestação final. Saiba mais;

      • ⏰ prazo para registro: 10 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;

    • Confirmação da Operação

      • evento em que o destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria de acordo com as informações descritas na NFe. É considerada uma manifestação conclusiva pelo Fisco;

      • ⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;

    • Operação não Realizada

      • evento em que o destinatário informa que a empresa adquiriu um produto, mas, por algum motivo, essa mercadoria não foi recebida ou entregue. É uma manifestação conclusiva perante o Fisco;

      • ⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;

    • Desconhecimento da Operação

      • evento que tem por finalidade o registro de uma utilização indevida do CNPJ em uma determinada operação. É uma manifestação conclusiva e uma forma importante de proteger os negócios contra notas frias. No entanto, o evento não libera o acesso a informações completas da NFe em questão;

      • ⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe.


⚙️ Como funciona o processo de consulta de NFes no Arquivei

Para acessar as notas emitidas contra o seu CNPJ ou o de seu cliente de acordo com as regras apresentadas acima, o Arquivei faz uma série de requisições no web service da Sefaz, que vão acontecendo em fila.

Em cada requisição, um evento é registrado, e o retorno das informações depende do cumprimento de etapas pré-determinadas pela Receita Federal. Veja abaixo as 3 principais fases:

  • Primeira requisição: nosso sistema busca na Sefaz a informação de quais notas autorizadas para o CNPJ interessado estão disponíveis para download. Ao completar esse pedido, a Sefaz fornece um resumo de informações das notas que podem ser liberadas para consulta.

  • Segunda requisição: registro de Ciência da Emissão nas notas que a Sefaz disponibilizou como somente resumo. O web service processa, então, o evento de Ciência, e gera NSUs de download, que funcionam como uma espécie de senha para cada ocorrência de uma Nota Fiscal eletrônica.

  • Terceira requisição: com o NSU de download, conseguimos obter o XML da nota, que é apresentada de forma completa em sua conta no Arquivei.


🤔 Como consultar NFes recebidas no Arquivei

Para ativar pela primeira vez a sua consulta de notas ou realizar o processo periodicamente de forma manual, siga as etapas abaixo:

  1. Disponibilize as informações do Certificado Digital da empresa no Arquivei. Você pode:

  2. Em seguida, acesse a listagem de NFes no painel de Acesso às notas;

  3. Caso possua mais de um CNPJ cadastrado na conta, selecione a empresa de interesse.

  4. Clique em Consulta completa para obter todas as informações;

  5. Aguarde a finalização do processo e pronto! 🎉 As notas disponibilizadas pela Sefaz serão apresentadas em sua listagem.


✅ Recomendações para a realização de consultas no Arquivei

Diante de todas as determinações estabelecidas pela Sefaz Nacional para o uso do web service de distribuição de documentos, existe uma série de boas práticas para que você possa consultar as NFes recebidas sem problemas:

🔵 Mantenha o Certificado Digital da empresa sempre válido e atualizado;

🔵 Tenha uma rotina frequente de utilização do sistema, para evitar a interrupção do processo de geração de informações pela Sefaz;

🔵 Fique de olho nos prazos para obter as notas completas antes de precisar informar uma Manifestação de Destinatário conclusiva. Lembre-se que o nosso sistema registra automaticamente a Ciência da Emissão por ela não possuir peso final para o Fisco e que este evento possui o prazo de 10 dias para ser recebido após a autorização da NFe.

Dependendo do certificado digital da empresa que você gerencia no Arquivei, é possível se adequar a este prazo de duas formas:

  • Com um Certificado A1: agende consultas automáticas. Assim, a requisição por novas notas será feita pelo nosso sistema a cada duas horas, não sendo necessário clicar no botão de Consulta;

  • Com um Certificado A3: acesse a conta e realize uma Consulta completa a cada 10 dias, no mínimo;

🔵 Respeite os limites de requisição de consulta determinados pela Sefaz.

  • Se você possui Consultas Automáticas agendadas, não clique no botão de Consulta completa. Esse processo pode ocasionar uma sobreposição de requisições e ser interpretado pela Sefaz como um mau uso do Certificado Digital, gerando o seu bloqueio temporário;

  • Se você faz Consulta completas manuais apenas, espere sempre 1 hora, no mínimo, entre cada nova requisição, para evitar o bloqueio do seu Certificado e a penalização por Consumo Indevido.

Seguindo as recomendações acima, você consegue realizar a gestão fiscal das notas fiscais de forma fácil e otimizada. Aproveite! 😉


💡 Principais funcionalidades para a gestão de Notas Fiscais.

Para que você possa realizar os processos de gestão de NFes integralmente e com eficiência, o Arquivei oferece uma série de funcionalidades, que ficam disponíveis na própria Listagem de NFes em sua conta.

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➕ Conteúdos

Ficou em dúvida com tantas informações? 🤯 Acesse também outros materiais sobre as regras da Receita Federal para a consulta e a manifestação de Notas Fiscais:


Se você ainda possui alguma questão sobre as regras para consultar NFes recebidas, ou encontrou algum problema durante este processo, entre em contato pelo chat 💙

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