A consulta de Notas Fiscais eletrônicas na Qive (Arquivei) é feita a partir da conexão direta com o Web service de Distribuição de DFes da Secretaria da Fazenda Nacional (Sefaz).
🗨️ Um web service é uma solução utilizada para realizar a integração entre sistemas. No caso da Sefaz Nacional, ele é utilizado para que as informações das NFes emitidas no Brasil sejam armazenadas em um mesmo padrão de estrutura e modelo.
Neste artigo, você vai conhecer as principais regras sobre a disponibilização de NFes através do web service da Sefaz e conferir como são feitas as consultas na Qive (Arquivei). Acompanhe:
💡 Web service da Sefaz: principais regras e funcionamento
Por gerenciar uma grande quantidade de dados, o web service da Sefaz possui uma série de regras, que são descritas principalmente por meio das Notas Técnicas 2014.002 e 2020.001.
🚩 As Notas Técnicas são documentos oficiais que orientam as operações fiscais no Brasil. Criadas principalmente pela Secretaria da Receita Federal e pelas Secretarias da Fazenda Estaduais, essas publicações reúnem informações sobre os Documentos Fiscais eletrônicos (DFes), agrupando todas as normas e suas alterações em um mesmo lugar.
Conheça mais sobre elas:
📜 NT 2014.002
Com o objetivo de regulamentar e informar sobre o uso do Web Service denominado NFeDistribuicaoDFe, o documento da Sefaz Nacional reúne normas para que os atores das notas fiscais possam acessar as informações e os documentos eletrônicos de interesse com segurança. Entre as determinações básicas do serviço, estão:
a exigência de um Certificado Digital para a realização de consultas;
um prazo máximo para a distribuição de NFes:
as informações ficam disponíveis por até 90 dias após a recepção pelo Ambiente Nacional;
a restrição na consulta de informações que não tenham sido originadas pelo próprio CNPJ usuário do serviço:
uma empresa somente consegue consultar no web service nacional as NFes recebidas, ou seja, aquelas em o respectivo CNPJ foi indicado como Destinatário da operação;
a obrigação do registro de um evento de Manifestação do Destinatário para que as NFes sejam disponibilizadas de forma completa, podendo ser:
Ciência da Emissão ou
Confirmação de Operação ou
Operação não Realizada;
o requisito de frequência mínima de utilização do serviço para que as informações sejam geradas:
apenas usuários ativos pelo menos uma vez a cada 60 dias no serviço tem uma geração contínua de informações;
o bloqueio temporário de uso em situações de comportamento impróprio:
um alto volume de requisições de consulta no servidor da Sefaz feitas por um mesmo CNPJ e em um curto espaço de tempo é configurado como um uso indevido do serviço.
📜 NT 2020.001
A Nota tem por finalidade a unificação das informações referentes ao registro dos eventos de Manifestação do Destinatário na Nota Fiscal eletrônica (NFe) de modelo 55. O processo, previsto inicialmente pelo Ajuste Sinief 07/05 e com prazos atualizados pelo Ajuste Sinief 44/20, estabelece que o destinatário de uma NFe valide a sua participação na operação acobertada pelo documento.
Entre os eventos existentes e seus períodos para registro, estão:
Ciência da Emissão
evento opcional que informa apenas que o destinatário da NFe possui conhecimento de uma nota emitida contra o seu CNPJ. O Fisco não considera a Ciência uma manifestação conclusiva. Ainda assim, ela é um evento oficial e que pode ser utilizado no web service da Sefaz como forma de obter o documento completo antes da manifestação final.
🔸 Importante: para empresas de Estados que aderiram a todos os termos do Ajuste Sinief 44/20, o registro de Ciência da Emissão implica na obrigatoriedade da manifestação final. Saiba mais;
⏰ prazo para registro: 10 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;
Confirmação da Operação
evento em que o destinatário confirma a operação e o recebimento da mercadoria de acordo com as informações descritas na NFe. É considerada uma manifestação conclusiva pelo Fisco;
⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;
Operação não Realizada
evento em que o destinatário informa que a empresa adquiriu um produto, mas, por algum motivo, essa mercadoria não foi recebida ou entregue. É uma manifestação conclusiva perante o Fisco;
⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe;
Desconhecimento da Operação
evento que tem por finalidade o registro de uma utilização indevida do CNPJ em uma determinada operação. É uma manifestação conclusiva e uma forma importante de proteger os negócios contra notas frias. No entanto, o evento não libera o acesso a informações completas da NFe em questão;
⏰ prazo para registro: 180 dias, contados a partir da data de autorização da NFe.
⚙️ Como funciona o processo de consulta de NFes na Qive (Arquivei)
Para acessar as notas emitidas contra o seu CNPJ ou o de seu cliente de acordo com as regras apresentadas acima, a Qive (Arquivei) faz uma série de requisições no web service da Sefaz, que vão acontecendo em fila.
Em cada requisição, um evento é registrado, e o retorno das informações depende do cumprimento de etapas pré-determinadas pela Receita Federal. Veja abaixo as 3 principais fases:
Primeira requisição: nosso sistema busca na Sefaz a informação de quais notas autorizadas para o CNPJ interessado estão disponíveis para download. Ao completar esse pedido, a Sefaz fornece um resumo de informações das notas que podem ser liberadas para consulta.
Segunda requisição: registro de Ciência da Emissão nas notas que a Sefaz disponibilizou como somente resumo. O web service processa, então, o evento de Ciência, e gera NSUs de download, que funcionam como uma espécie de senha para cada ocorrência de uma Nota Fiscal eletrônica.
Terceira requisição: com o NSU de download, conseguimos obter o XML da nota, que é apresentada de forma completa em sua conta na Qive (Arquivei).
🤔 Como consultar NFes recebidas na Qive (Arquivei)
Para ativar pela primeira vez a sua consulta de notas ou realizar o processo periodicamente de forma manual, siga as etapas abaixo:
Disponibilize as informações do Certificado Digital da empresa na Qive (Arquivei). Você pode:
Utilizar um Certificado do tipo A3 com o Módulo de Segurança Qive (Arquivei);
Em seguida, acesse a listagem de NFes no painel de Acesso às notas;
Caso possua mais de um CNPJ cadastrado na conta, selecione a empresa de interesse.
Clique em Consulta completa para obter todas as informações;
Aguarde a finalização do processo e pronto! 🎉 As notas disponibilizadas pela Sefaz serão apresentadas em sua listagem.
✅ Recomendações para a realização de consultas na Qive (Arquivei)
Diante de todas as determinações estabelecidas pela Sefaz Nacional para o uso do web service de distribuição de documentos, existe uma série de boas práticas para que você possa consultar as NFes recebidas sem problemas:
🔵 Mantenha o Certificado Digital da empresa sempre válido e atualizado;
🔵 Tenha uma rotina frequente de utilização do sistema, para evitar a interrupção do processo de geração de informações pela Sefaz;
🔵 Fique de olho nos prazos para obter as notas completas antes de precisar informar uma Manifestação de Destinatário conclusiva. Lembre-se que o nosso sistema registra automaticamente a Ciência da Emissão por ela não possuir peso final para o Fisco e que este evento possui o prazo de 10 dias para ser recebido após a autorização da NFe.
Dependendo do certificado digital da empresa que você gerencia na Qive (Arquivei), é possível se adequar a este prazo de duas formas:
Com um Certificado A1: agende consultas automáticas. Assim, a requisição por novas notas será feita pelo nosso sistema a cada duas horas, não sendo necessário clicar no botão de Consulta;
Com um Certificado A3: acesse a conta e realize uma Consulta completa a cada 10 dias, no mínimo;
🔵 Respeite os limites de requisição de consulta determinados pela Sefaz.
Se você possui Consultas Automáticas agendadas, não clique no botão de Consulta completa. Esse processo pode ocasionar uma sobreposição de requisições e ser interpretado pela Sefaz como um mau uso do Certificado Digital, gerando o seu bloqueio temporário;
Se você faz Consulta completas manuais apenas, espere sempre 1 hora, no mínimo, entre cada nova requisição, para evitar o bloqueio do seu Certificado e a penalização por Consumo Indevido.
Seguindo as recomendações acima, você consegue realizar a gestão fiscal das notas fiscais de forma fácil e otimizada. Aproveite! 😉
➕ Conteúdos
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Se você ainda possui alguma questão sobre as regras para consultar NFes recebidas, ou encontrou algum problema durante este processo, entre em contato pelo chat 💙