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Grupos de Usuários e permissões da conta
Grupos de Usuários e permissões da conta

Entenda como funcionam os diferentes tipos de acessos e as permissões na conta Arquivei

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Escrito por Marina Lahr
Atualizado há mais de uma semana

Para facilitar a integração e comunicação entre diferentes times de uma mesma empresa, ou entre contadores e clientes, é possível adicionar e gerenciar grupos de usuários ou painéis na sua conta Arquivei. Leia o artigo abaixo e conheça as características de cada acesso!


💻 Tipos de acesso

Antes de saber em detalhes quais são as permissões específicas para cada tipo de usuário existente na conta, é importante reconhecer os diferentes grupos de acesso à plataforma e às empresas adicionadas.

  • Administrador: e-mail cadastrado para ser responsável por todas as decisões e por liberar outros acessos na conta;

  • Usuário: e-mail cadastrado para acessar todos os CNPJs da conta;

  • PAB (Painel de Acesso Básico): e-mail cadastrado para ter acesso somente a CNPJs específicos de uma conta;

  • Usuário de PAB: e-mail cadastrado para visualizar apenas os CNPJs associados a um painel de acesso básico.

A seguir, você vai aprender os atributos de todos os acessos e quais autorizações estão vinculadas a cada um deles.


🗣️ Administrador da conta

O administrador da conta Arquivei – que é único – possui acesso a todas as funcionalidades da plataforma. É ele, também, o responsável por solicitar e aprovar qualquer alteração ligada a mudanças de plano, assinaturas de aplicativos, adição de usuários, gestão de permissões dos usuários, movimentações de CNPJs e cancelamentos.

Além disso, o administrador é quem controla seus próprios dados de acesso. Por consequência, uma possível troca de administrador, ou inclusive do e-mail de um administrador, só pode ser realizada a partir do procedimento de confirmação com o mesmo.


👤 Usuário

Os usuários normalmente são pessoas que fazem parte do mesmo setor ou empresa do administrador da conta. Basicamente, referem-se a todos os endereços de e-mails convidados a acessar o Arquivei e cujas permissões podem ser alteradas de acordo com o papel a ser desempenhado na plataforma. Confira a seguir como se subdividem os usuários.

  • Usuário comum ou sem permissões alteradas

    • Por padrão, quando um novo usuário é adicionado, é possível selecionar quais funcionalidades poderão ser utilizadas por ele. Caso não seja feita nenhuma alteração, o usuário comum terá permissão para:

      ✅ Realizar consultas completas;

      ✅ Gerar relatórios;

      ✅ Criar e aplicar etiquetas;

      ✅ Fazer download de XMLs/PDFs;

      ✅ Manifestar NFes e CTes (desde que o administrador permita);

      ✅ Importar XMLs;

      ✅ Gerar o Fechamento de Mês;

      ✅ Acessar a seção Minhas Empresas;

      ✅ Acessar aplicativos/módulos já assinados (de acordo com o permitido pelo administrador);

      ✅ Acessar a loja de aplicativos.


      ❌ Em contrapartida, o usuário comum não poderá acessar a seção Minha Conta, adicionar novos usuários, incluir ou editar CNPJs, adicionar Painel de Acesso Básico (PAB), associar ou excluir certificados, assinar aplicativos/módulos, alterar o plano ou recorrência da conta e nem editar permissões de outros usuários.

  • Usuário com permissão de Gerente

    • Nos casos em que o administrador deseja compartilhar algumas das responsabilidades em relação ao gerenciamento da conta Arquivei, é possível alterar a permissão de usuários comuns e incluí-los no chamado Grupo de Gerente. Nesse sentido, os usuários com permissões especiais poderão:

      ✅ Acessar todas as funcionalidades de usuário (permitidas pelo administrador);

      ✅ Adicionar novos CNPJs (desde que não o valor da fatura não seja alterado por isso);

      ✅ Editar as empresas da conta;

      ✅ Adicionar/desassociar Painel de Acesso Básico (PAB);

      ✅ Acessar a seção Minha Conta;

      ✅ Enviar e associar/excluir certificado digital e agendar consultas;

      ✅ Adicionar usuários;

      ✅ Desativar usuários que não possuam permissão de Gerente;

      ✅ Editar permissões de usuários que não sejam Gerentes.


      ❌ Porém, mesmo com um papel estratégico maior na conta, os usuários Gerentes não têm autorização para assinar aplicativos ou alterar o plano.

Quer ver o passo a passo para adicionar um usuário? Acesse o artigo:

Em caso de dúvidas sobre a quantidade de usuários que podem ser adicionados em uma conta, verifique nossa página de planos.


🖥️ PAB (Painel de Acesso Básico)

Os painéis de acesso básico funcionam como um espelho de uma conta principal e têm acesso limitado a CNPJs liberados pelo administrador. Por serem “externos” à conta, os PABs possuem suas operações e permissões pré-definidas, que incluem:

✅ Realizar consultas completas;

✅ Gerar relatórios básicos;

✅ Aplicar etiquetas já criadas;

✅ Fazer download de XMLs/PDFs;

✅ Manifestar NFes e CTes;

✅ Importar XMLs;

✅ Gerar o Fechamento de Mês;

✅ Acessar a seção Minhas Empresas (e gerenciar apenas os CNPJs que estão liberados no painel básico referente);

✅ Acessar a loja de aplicativos e assinar módulos (sendo apenas os módulos Relatórios Avançados NFe e Sincroniza Notas disponibilizados para assinatura de um PAB);

✅ Enviar certificados digitais (sem fazer associação ou agendamentos);

✅ Adicionar usuários no painel;

✅ Alterar as permissões de usuários do painel.

❌ Nesse sentido, os PABs não conseguem excluir ou associar empresas a um certificado digital, criar etiquetas ou cadastrar fornecedores (já que o aplicativo Lista de Fornecedores não fica disponível para os painéis).

Descubra mais sobre os PABs:


👥 Usuário de PAB

Assim como um administrador pode adicionar usuários à conta principal, um Painel de Acesso Básico pode incluir acessos de acordo com as necessidades de gestão.

Usuários de painéis básicos podem:

✅ Visualizar todos os documentos das empresas do painel em que estão associados;

✅ Utilizar as funcionalidades básicas da plataforma

  • realizar consultas completas;

  • gerar relatórios básicos;

  • aplicar etiquetas já criadas;

  • fazer download de XMLs/PDFs;

  • manifestar NFes e CTes (desde que permitido pelo PAB);

  • importar XMLs;

  • gerar o Fechamento de Mês.

❌ Diferente dos usuários comuns da conta, no entanto, os usuários de um painel básico não têm permissão para acessar a loja de aplicativos.


🔔 Observações

Além das permissões e atribuições específicas para cada grupo de acesso à conta Arquivei, são respeitadas também algumas regras e limitações, a fim de garantir a segurança no uso da plataforma:

  • Um mesmo e-mail não pode ser administrador de duas contas diferentes no Arquivei;

  • Um mesmo e-mail não pode ser adicionado como usuário de duas contas distintas;

  • Não é possível cadastrar um PAB como usuário ou administrador em uma conta principal;

  • Não se deve associar um usuário ou administrador de uma conta como um PAB.


❔ Precisa de ajuda com a gestão de acessos e permissões? Entre no chat e chame um dos nossos especialistas! Estamos aqui para te ajudar 😉

📝 E não deixe de ler também o nosso material especial sobre o assunto na Academia Arquivei!

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