✅ Para NFes e CTes recebidos, ou seja, documentos em que o CNPJ da sua empresa ou de seu cliente foi o destinatário da operação, a Qive (Arquivei) realiza a consulta automática no web service da Secretaria da Fazenda Nacional, por meio do certificado digital.
Para NFSes, temos integração direta com prefeituras brasileiras para recebimento de documentos de serviços em que a empresa é a contratante (notas Tomadas/recebidas), ou a prestadora (notas Prestadas/emitidas).
Para CFes-SAT emitidos, nosso sistema faz a busca diretamente no portal da Secretaria da Fazenda de São Paulo.
🚧 Já para NFes, CTes, NFCes, MDFes emitidas pela sua empresa ou de seu cliente e para os CFes-SAT recebidos, não existe, no momento, uma forma de consulta em escala estruturada e disponibilizada pela Receita Federal.
Por isso, na Qive (Arquivei) você tem a possibilidade de armazenar com facilidade todas as notas que não podem ser obtidas por meio de consultas automáticas, além de todo o histórico de documentos, para ficar em conformidade com a Lei da Guarda – determinação que obriga as empresas a guardarem os XMLs das operações fiscais por cinco anos mais o ano vigente.
📄 Tabela de documentos fiscais e suporte na Qive (Arquivei)
Tipo de documento | Consulta automática | Necessário fazer importação? |
NFe | ✅ De documentos recebidos | 📤 De notas emitidas |
CTe | ✅ De documentos recebidos | 📤 De documentos emitidos |
NFSe | ✅ De documentos recebidos e emitidos, em prefeituras com integração | 📤 De documentos de prefeituras sem integração*
|
CFe-SAT | ✅ De documentos emitidos | 📤 De documentos recebidos |
NFCe |
❌ | 📤 De documentos recebidos e emitidos |
MDFe | ✅ | 📤 Em casos onde a visualização do XML não esteja autorizada para quem consulta |
Ao trazer os seus documentos fiscais para a Qive (Arquivei), você consegue realizar uma gestão fiscal mais completa e otimizada.
Aprenda agora as principais formas de importar os seus documentos para a Qive (Arquivei).
🟡 Requisitos para conseguir importar notas para a Qive (Arquivei):
Possuir a extensão .xml.
Não são aceitas .pdf ou outras variações, pois a Receita Federal exige arquivos que possuem validade jurídica, e essa está registrada no formato XML;
Ser um dos documentos com suporte na Qive (Arquivei) (NFe, CTes, NFSes, NFCes, CFes-SAT e MDFes);
Ter o protocolo da Sefaz e assinatura registrados, com exceção daqueles que são aceitos sem esse requisito;
Possuir um dos CNPJs incluídos na nota cadastrado como empresa na Qive (Arquivei) (você não conseguirá importar documentos que não contenham as empresas cadastradas mencionadas em um dos papéis);
🖱️ Importação manual
Para importar manualmente as notas, siga os passos abaixo:
No Menu lateral esquerdo da Qive (Arquivei), clique em Importar XMLs.
Na tela seguinte, clique em Adicionar Arquivos.
Você pode escolher entre enviar arquivos soltos de XML ou uma pasta compactada contendo esses documentos.
Selecione os arquivos que deseja importar e clique em Abrir.
A Qive (Arquivei) irá analisar e processar todos os documentos e exibir um relatório da importação, mostrando quais notas foram armazenadas com sucesso e quais apresentaram problemas.
Caso queira importar diversos documentos de uma só vez, é possível enviar até 100 itens de uma vez (podendo ser arquivos .xml ou pastas .zip), desde que cada um não ultrapasse o tamanho de 50MB.
🔄 Importação via Sincroniza Notas®
Alguns emissores já salvam automaticamente as notas emitidas em pastas no computador. Por isso, a Qive (Arquivei) oferece um módulo que faz o upload periódico destes arquivos direto para a sua conta, sem que você tenha que fazer qualquer ação manual.
A função de Upload Automático do Sincroniza Notas® está disponível de forma gratuita para todos os planos, com exceção do Start, e é recomendada para empresas que precisam realizar a importação de até 50 mil documentos por mês, por instalação.
Vale ressaltar que cada plano possui um limite de documentos que podem ser importados por mês, porém a Qive (Arquivei) não contabiliza notas de meses anteriores ao vigente. Portanto, se você tem notas retroativas e deseja também armazená-las com segurança em nossa plataforma, fique à vontade!
Nós inclusive incentivamos que você guarde todos os seus documentos fiscais na sua conta Qive (Arquivei) para evitar futuros problemas 💡
📧 Importação via e-mail
Alguns emissores de notas podem, também, ser programados para enviar os documentos via e-mail. Caso queira integrar seu sistema emissor ou o de seus clientes com a Qive (Arquivei), existe a opção de importar NFes, CTes, NFSes*, NFCes, CFes-SAT e MDFes via serviço de e-mail.
🚩 A importação de Notas Fiscais de Serviço (NFSes) funciona para documentos que já são emitidos no padrão Abrasf lido pela Qive (Arquivei).
Para esse formato de importação, basta configurar o encaminhamento de XMLs para o endereço eu@arquivei.com.br.
Nosso sistema identificará as informações recebidas automaticamente, e os documentos serão armazenados em sua conta nas listagens correspondentes.
👉 Esta funcionalidade está disponível de forma gratuita para todos os planos, com exceção do Start.
🚩 Importante: para a importação via e-mail funcionar, é preciso que os arquivos em anexo estejam no formato .xml.
ZIPs, PDFs ou qualquer outro formato não serão importados.
🗂️ Importação via API
Para clientes com necessidade de importar um volume de documentos maior que 50 mil por mês, nós também oferecemos integrações mais robustas através da API Qive (Arquivei).
Essa solução é indicada para empresas que possuem uma equipe de TI para desenvolver e manter as estruturas necessárias. Para saber mais, leia este artigo ou entre em contato conosco pelo endereço suporte@arquivei.com.br. Ficaremos felizes em ajudar! 😄