🔐 Sabemos que a segurança no compartilhamento de informações e documentos fiscais de uma empresa é essencial para fortalecer o compliance do negócio e, por isso, estamos ampliando nosso mecanismo de controle de permissões de usuários, para que você possa expandir e otimizar o uso da Qive (Arquivei) na rotina.
Veja neste artigo os detalhes de nossa nova solução e como começar a aproveitar!
🤔 Como é o controle de permissões Qive (Arquivei) hoje?
Atualmente, o Administrador da conta (o e-mail cadastrado para ser responsável por todas as decisões da contratação) pode incluir Usuários e Painéis de Acesso Básico (PABs), fazendo uma atribuição simples de permissões para certos perfis.
Para usuários, por exemplo, é possível conceder uma permissão de "Gerente de conta", além de definir se o colaborador pode utilizar determinadas funcionalidades, como Etiquetas, Download de XMLs e PDFs e Manifestação de NFes e CTes.
Para fornecer acessos para colaboradores externos, como uma contabilidade terceirizada, ou para realizar um controle de acessos exclusivamente por CNPJs e CPFs, o Administrador pode atribuir Painéis de Acesso Básico às empresas da conta, que possuem permissões pré-definidas e limitadas, sem possibilidade de alteração.
Dessa forma, o controle de acessos atual tem um nível básico que não atende completamente a todas as necessidade de nossos clientes.
⭐ Uma nova solução de controle de permissões Qive (Arquivei)
Considerando os pedidos de melhorias de nossos clientes e a expansão das soluções Qive (Arquivei), desenvolvemos uma nova estrutura de controle de permissões, que permitirá definir desde quais CNPJs e CPFs da conta cada usuário terá acesso, até quais dados dos documentos fiscais poderão ser visualizados, garantindo uma gestão de usuários mais completa, eficiente e segura.
E você já pode experimentar essa novidade!
🟠 No momento, estamos disponibilizando para contas selecionadas o Novo Menu de Adição de Usuários. Nele, já é possível criar grupos com controle de acessos:
por Empresas da conta;
com ou sem visualização da Listagem de Boletos – solução Boletos com Notas.
📢 Acompanhe sempre nossas comunicações e lançamentos para ficar por dentro das próximas melhorias em controle de permissões!
Veja a seguir como começar a personalizar as permissões dos usuários da sua conta.
👣 Passo a passo para começar a definir permissões de acessos para usuários da conta Qive (Arquivei)
Etapa 1: Criando grupos de permissões
🟡 Atualmente, estas configurações podem ser feitas exclusivamente pelo Administrador da conta.
Acesse, em seu Perfil de usuário, o menu Detalhes da Conta.
Selecione a aba Usuários.
Clique em Ver grupos de usuários.
Selecione então a opção ➕ Adicionar grupo.
Defina o nome do grupo ✏️ e siga para indicar:
quais empresas poderão ser acessadas pelos usuários deste grupo;
A listagens de documentos o grupo terá acesso;
Confirme as configurações e clique novamente em Salvar.
Pronto! 🎉 O novo grupo de acesso ficará disponível e você poderá seguir para a próxima etapa, de atribuição dos usuários ao grupo criado.
Etapa 2: Incluindo usuários em grupos de permissões
🟡 Atualmente, estas configurações podem ser feitas exclusivamente pelo Administrador da conta.
Esta etapa possui ações diferentes para novos usuários e para usuários já existentes na conta. Acompanhe o tutorial para cada cenário 👇
🔶 Novos usuários
Na listagem de Usuários da sua conta, comece clicando em ➕ Adicionar usuário.
Indique o nome e o e-mail do novo usuário.
Escolha o grupo de permissão do usuário.
Com as informações preenchidas, confirme a ação clicando em Adicionar usuário.
Pronto! 🎉 Um convite será enviado para o e-mail do usuário adicionado e o cadastro deverá ser finalizado para o acesso ficar completo.
No momento, o novo controle de acessos está limitado a configurações de CNPJs e CPFs. Assim, novos usuários adicionados terão as permissões atuais para acesso a listagens de documentos, funcionalidades e ações dentro da Qive (Arquivei).
Em breve, será possível modificar todas as permissões dentro da listagem de grupos de usuários.
💡 Novos usuários também podem ser adicionados diretamente pela listagem de grupos de permissões.
Para isso, você pode clicar, na listagem de Usuários, em Ver Grupos de Usuário.
No Grupo de Permissão de interesse, abra o menu de opções e clique em ➕ Adicionar usuário.
🔶 Usuários existentes
Na listagem de Usuários da sua conta, comece localizando o usuário a ter as permissões alteradas.
💡 Dica: utilize os filtros disponíveis para encontrar de forma mais rápida!
Passe o cursor do mouse sobre o usuário de interesse. Um menu suspenso será exibido. Clique então em Editar.
No campo Grupo de usuários (permissões), selecione a qual grupo o usuário será adicionado.
Com a seleção feita, clique em Salvar alterações.
Pronto! 🎉 A alteração será aplicada e o usuário passará a ter somente as permissões do grupo selecionado*.
No momento, o novo controle de acessos está limitado a configurações de CNPJs e CPFs e à visualização da Listagem de Boletos (Boletos com Notas).
Assim, os usuários continuam com as permissões atuais para acesso às demais listagens de documentos, funcionalidades e ações dentro da Qive (Arquivei).
Em breve, será possível modificar todas as permissões dentro da listagem de grupos de usuários.
Você pode visualizar qual é o grupo de cada usuário diretamente na listagem de usuários, na coluna Grupo de usuários (permissões).
🚩 Pontos importantes
Esta solução está em desenvolvimento.
🗣️ Comece a usar e aproveite para nos dar sua opinião e sugerir melhorias!
🔸 A solução de controle de permissões possui custos?
No momento, a solução pode ser utilizada sem custos adicionais para a assinatura.
🔸 Existe um limite de grupos de usuários ou de limite de usuários por grupo?
No momento, não há limite de grupos de permissão e nem limite de usuários por grupo.
🔸 Um usuário pode pertencer a mais de um grupo?
Não, um usuário só pode fazer parte de um grupo de permissão.
🔸 Qual é a principal mudança em relação ao controle de permissões anterior?
Agora o controle de permissões passa a ser feito por grupos de usuários, e não mais individualmente por usuário.
Dessa forma, o Administrador da conta pode ter uma gestão mais eficiente e segura de quem está acessando os dados da conta Qive (Arquivei).
🔸 É possível editar as configurações de vários usuários de uma só vez (alteração em lote)?
No momento, os ajustes só podem ser feitos de forma individual, um usuário por vez.
Se você precisar de ajuda com as configurações, converse com nossos especialistas no chat ou enviando um e-mail para suporte@arquivei.com.br. Estamos à disposição para te ajudar a ter a melhor experiência. 🧡
🔸 É possível editar ou excluir um grupo de permissões?
Sim, você pode alterar as permissões de um grupo já criado ou mesmo excluí-lo.
Para isso, você pode clicar, na listagem de Usuários, em Ver Grupos de Usuário.
Abra o menu de opções e escolha a opção de interesse.
⚠️ Importante: qualquer alteração realizada em um grupo de permissões afeta todos os usuários já vinculados a ele.
Para manter a segurança de sua conta, recomendamos maior atenção durante edições.
👉 Neste contexto, a exclusão de um grupo só poderá ser feita caso ele não tenha nenhum usuário vinculado. Quando for necessária a exclusão, o Administrador da conta deverá, antes, atribuir um novo grupo aos usuários pertencentes ao grupo a ser excluído.
❔ Precisa de ajuda com a gestão de acessos e permissões? Entre no chat e chame um dos nossos especialistas! Estamos aqui para te ajudar 😉