Garantir que todas as NFes estejam registradas e sincronizadas no ERP da empresa é uma etapa essencial para prevenir ineficiências operacionais e riscos fiscais.
Para te ajudar a ter um processo de gestão mais completo e otimizado, o Arquivei oferece a funcionalidade Sincronização ERP, que garante segurança e agilidade na conferência de lançamentos entre Arquivei e ERP TOTVS.
💡 Confira neste artigo como utilizar esta função em sua rotina.
👀 O que é a Sincronização ERP e como ela funciona?
É a funcionalidade do Arquivei que permite visualizar em tempo real o status de sincronização das Notas Fiscais Eletrônicas (NFe) armazenadas em nossa plataforma com ERPs TOTVS, facilitando o controle de documentos lançados.
A sincronização ocorre quando o usuário realiza a transformação do XML em uma Nota Fiscal no ERP TOTVS (Protheus, DataSul ou RM) – dessa forma, o status é atualizado após a importação do XML do Arquivei para o ERP, independentemente se for uma pré-nota ou XML já classificado.
⭐ Ganhos na rotina
A Sincronização ERP permite a simplificação da rotina, melhorando a visibilidade de processos e o acompanhamento dos lançamentos realizados pelos usuários do ERP da empresa.
Assim, esta funcionalidade ajuda a empresa a:
Economizar tempo, reduzindo a necessidade de verificações manuais;
Ter um melhor alinhamento entre departamentos, com relatórios centralizados e acessíveis;
Obter informações em formatos XLS e PDF para processos de auditoria e conformidade;
Aumentar a eficiência das rotinas fiscais diárias.
👣 Como utilizar?
Utilizar a Sincronização ERP é muito fácil. Siga os passos abaixo para:
Visualizar a informação na tela
Acesse a Listagem de NFes em sua conta Arquivei.
Clique no botão Colunas;
Busque pela coluna digitando Sincronização ERP.
Clique na seta (➡) para adicionar a coluna em sua visualização.
Defina a ordem de exibição da informação clicando na coluna Sincronização ERP e, mantendo o botão do mouse pressionado, arrastando a coluna para a posição desejada;
Por fim, clique em Confirmar para salvar a edição.
Pronto! 🎉 A partir desse momento você já poderá acompanhar em tempo real a atualização do status de sincronização das NFes de sua empresa!
Extrair um relatório a partir do status de sincronização
Acesse o módulo Relatórios Avançados NFe.
Defina primeiro para quais empresas da conta o relatório será gerado e qual o papel do(s) CNPJ(s) na nota fiscal.
Escolha também o nível de detalhamento das informações.
No campo Filtros, selecione a opção Todos os filtros.
Preencha todos os filtros de interesse.
No campo Sincronização ERP, escolha entre Sincronizado ou Não sincronizado.
Por fim, escolha entre Exportar relatório ou Download de notas para seguir com seus processos.
📢 Pontos importantes e dúvidas frequentes
🔹 Quem pode utilizar a Sincronização ERP?
A solução está disponível para clientes Arquivei com assinatura do Monitor DFe, nossa solução de integração com ERPs TOTVS.
🔹 Quando a nota ficará com o status Sincronizado?
As notas fiscais eletrônicas terão status Sincronizado no Arquivei quando o XML for transformado em uma Nota Fiscal no ERP TOTVS – o que ocorre após o processo de importação do XML e sem depender do critério de pré-nota ou já classificado.
🚩 Importante: uma nota fiscal pode deixar de estar com status Sincronizado no Arquivei caso ela seja excluída no ERP.
🔹 A Sincronização ERP está disponível para outros ERPs e tipos de documento fiscal?
No momento, a funcionalidade está disponível apenas para ERPs TOTVS, em Notas Fiscais eletrônicas (NFes).
⭐ Acompanhe comunicações de lançamentos e melhorias do Arquivei para ficar por dentro de atualizações da Sincronização ERP.
🔹 Quais notas serão sincronizadas?
O status de Sincronização estará disponível para lançamentos realizados após a ativação da funcionalidade na conta Arquivei.
Dessa forma, informações retroativas não serão atualizadas.