Para te ajudar a fazer uma gestão fiscal e financeira completa e otimizada, a Qive (Arquivei) desenvolveu uma solução que facilita a gestão de boletos e automatiza o processo de conciliação com notas fiscais.
Entenda todos os detalhes neste artigo!
🤔 O que é Boletos com Notas?
É a solução da Qive (Arquivei) para facilitar o controle de boletos e a vinculação das informações de pagamento com seus respectivos pedidos e notas fiscais.
O produto oferece uma integração direta e segura com a Núclea (antiga CIP – Câmara Interbancária de Pagamentos), garantindo a precisão e a confiabilidade dos dados.
Com o Boletos com Notas, é possível acessar as faturas emitidas contra as empresas que você cuida sem depender do envio do fornecedor.
Dessa forma, te ajudamos a eliminar processos manuais e a prevenir fraudes, pagamentos em atrasos, erros e divergências, gerando economia de tempo e dinheiro.
💡 Quais os principais benefícios da solução?
Com este produto, você pode alcançar uma gestão financeira mais completa e integrada, auxiliando sua empresa a:
Identificar divergências entre boletos e notas fiscais para prevenir riscos de fraudes.
Evitar multas, protestos e prejuízos decorrentes da falta de visibilidade dos boletos a pagar.
Garantir a segurança com boletos e notas fiscais digitalizados e com fácil acesso para efetuar os pagamentos.
Conheça e aproveite!
👣 Como utilizar o Boleto com Notas
No menu lateral da Qive (Arquivei), clique na opção Boletos com Notas*.
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Escolha o CNPJ de interesse.
Se você possui mais de uma empresa cadastrada em sua conta, selecione uma empresa para começar.
Ative a consulta de boletos.
Selecione o botão Ativar consulta* para que nosso sistema passe a buscar informações de boletos emitidos contra o CNPJ da empresa escolhida de forma periódica e automática.
*Será necessário executar esse passo para cada uma das empresas cadastradas na Qive (Arquivei).**Você deverá Ler e aceitar os termos de ativação da consulta de boletos DDA.
Aguarde a recepção dos boletos.
Nosso sistema irá consultar todos os boletos emitidos para a empresa selecionada e que estejam com o status de pagamento Em Aberto.
⏲ A primeira consulta é finalizada em torno de 10 minutos após a ativação.
⏰ As demais consultas serão feitas automaticamente todos os dias entre 7h e 8h.
Assim que ativar a consulta você pode ir para o painel de acompanhamento clicando em Explorar Boletos com Notas.
Faça o acompanhamento dos boletos.
Visão Geral
Nesta aba, você poderá ver um dashboard inicial com uma visão abrangente de
Status das Contas a Pagar:
Vencidos: total de boletos que já passaram do prazo de pagamento no período.
Divergência de Pagamento: indicador de casos onde a forma de pagamento que está na nota não é boleto, mas há um boleto gerado.
Possíveis Fraudes: alertas sobre possíveis fraudes em boletos.
Valor Restante a Pagar: montante que ainda precisa ser pago no período.
Boletos Cancelados: boletos que foram cancelados no período.
Boletos Pagos: pagamentos já realizados no período.
Detalhes das Contas:
Boletos com Notas Associadas: proporção de boletos com e sem notas associadas, incluindo segmentação por NFes e NFSes.
Principais Fornecedores: resumo dos principais fornecedores da empresa com boletos pagos, em aberto, vencidos, cancelados e baixados.
💡 Na Visão Geral, também estão disponíveis filtros de data para ajustar a visualização dos dados conforme o período de interesse (Hoje, Próximos 7 dias, Próximos 30 dias, Próximos 3 meses ou Personalizado), tornando a análise de informações mais flexível e dinâmica e facilitando a organização financeira.
Listagem de Boletos
Esta seção reúne todo o histórico de boletos consultados. Aqui você consegue:
Visualizar as principais informações dos boletos, como:
Nome e CNPJ do beneficiário (emitente);
Data de emissão;
Data de vencimento;
Valor;
Status após a consulta;
Acessar o boleto digital, com:
código de barras;
linha digitável;
botão para download do PDF.
Acessar a nota fiscal associada;
Exportar dados para Excel
Baixar PDFs em pasta compactada no formato .zip
Visualizar o comprovante de pagamento (em breve).
💡 Confira a associação das notas fiscais
As notas fiscais armazenadas na Qive (Arquivei) serão automaticamente associadas aos seus respectivos boletos de pagamento consultados*.
*O documento associado poderá ser uma duplicata de NFe, NFe sem duplicata ou NFSe.👁🗨 Para ver informações da nota fiscal associada, basta clicar no ícone do documento 📃 ou em Ver e expandir os detalhes em Documentos associados.
Você pode clicar em Ver nota completa para visualizar o DANFE na tela.
Caso identifique alguma inconsistência entre o boleto e a nota associada, você poderá desvincular as informações clicando em Desassociar Documento.
No Boletos com Notas, também é possível vincular boletos e notas fiscais de forma manual.
Essa funcionalidade complementa a associação automática de documentos, garantindo ainda mais precisão e eficiência para sua gestão financeira.
Para vincular documentos manualmente:
Acesse a listagem de Boletos sem notas associadas
Clique em Ver para abrir o menu lateral de detalhes do boleto sem nota associada.
Clique em Associar documentos.
Defina o período de emissão da nota para listar documentos que possuem o CNPJ emissor igual ao do boleto.
💡 Utilize as abas para navegar entre notas de produtos (NFes) e notas de serviços (NFSes).
Indique a(s) nota(s) para associar ao boleto marcando o campo de seleção ☑️
💡 Dica: Clique na nota para abrir o DANFE e conferir os dados na mesma tela.
Após marcar a(s) nota(s), clique em Associar selecionados para salvar o vínculo manual.
Pronto 🎉 A nota ficará associada ao boleto e você poderá seguir com seus processos de gestão com ainda mais confiança nas informações.
🚩Desativação do DDA
É possível desabilitar a consulta automática de boletos a qualquer momento.
Clique no ícone de engrenagem ⚙️, desligue a chave da consulta e confirme a desativação.
👉 Não se preocupe: desativar o DDA não interfere na consulta de documentos fiscais como NFes, NFSes e CTes na Qive (Arquivei).
Você poderá voltar a consultar os boletos da empresa quando preferir 😉
👥 Acesso por usuários da conta
Uma vez liberada na conta, a funcionalidade Boletos com Notas pode ser acessada por qualquer usuário.
💡 Fale com um especialista em nosso chat para conhecer a funcionalidade beta de controle de acessos às listagens de documentos da Qive (Arquivei).
🚀 A solução Boletos com Notas está em constante desenvolvimento.
Acompanhe nossas comunicações para ficar por dentro de todas as melhorias e não deixe de dar sua opinião e sugestões sobre o produto!
Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, contate nosso time 👉🟠💬