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Boletos com Notas

Veja como nosso sistema potencializa a segurança financeira da empresa com a captura de boletos e a associação automática com notas fiscais

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Escrito por Marina Lahr
Atualizado há mais de uma semana

Para te ajudar a fazer uma gestão fiscal e financeira completa e otimizada, a Qive (Arquivei) desenvolveu uma solução que facilita a gestão de boletos e automatiza o processo de conciliação com notas fiscais.

Entenda todos os detalhes neste artigo!


🤔 O que é Boletos com Notas?

É a solução da Qive (Arquivei) para facilitar o controle de boletos e a vinculação das informações de pagamento com seus respectivos pedidos e notas fiscais.

O produto oferece uma integração direta e segura com a Núclea (antiga CIP – Câmara Interbancária de Pagamentos), garantindo a precisão e a confiabilidade dos dados.

Com o Boletos com Notas, é possível acessar as faturas emitidas contra as empresas que você cuida sem depender do envio do fornecedor.

Dessa forma, te ajudamos a eliminar processos manuais e a prevenir fraudes, pagamentos em atrasos, erros e divergências, gerando economia de tempo e dinheiro.


💡 Quais os principais benefícios da solução?

Com este produto, você pode alcançar uma gestão financeira mais completa e integrada, auxiliando sua empresa a:

  • Identificar divergências entre boletos e notas fiscais para prevenir riscos de fraudes.

  • Evitar multas, protestos e prejuízos decorrentes da falta de visibilidade dos boletos a pagar.

  • Garantir a segurança com boletos e notas fiscais digitalizados e com fácil acesso para efetuar os pagamentos.

Conheça e aproveite!


👣 Como utilizar o Boleto com Notas

  1. No menu lateral da Qive (Arquivei), clique na opção Boletos com Notas*.

    Sua assinatura ainda não inclui este produto? Faça um ⭐ Teste Grátis por 7 dias ⭐ e conheça todas as vantagens antes de seguir com a contratação 🚀

  2. Escolha o CNPJ de interesse.

    Se você possui mais de uma empresa cadastrada em sua conta, selecione uma empresa para começar.

  3. Ative a consulta de boletos.

    Selecione o botão Ativar consulta* para que nosso sistema passe a buscar informações de boletos emitidos contra o CNPJ da empresa escolhida de forma periódica e automática.

    *Será necessário executar esse passo para cada uma das empresas cadastradas na Qive (Arquivei).

    **Você deverá Ler e aceitar os termos de ativação da consulta de boletos DDA.

  4. Aguarde a recepção dos boletos.

    Nosso sistema irá consultar todos os boletos emitidos para a empresa selecionada e que estejam com o status de pagamento Em Aberto.

    1. ⏲ A primeira consulta é finalizada em torno de 10 minutos após a ativação.

    2. ⏰ As demais consultas serão feitas automaticamente todos os dias entre 7h e 8h.

    Assim que ativar a consulta você pode ir para o painel de acompanhamento clicando em Explorar Boletos com Notas.

  5. Faça o acompanhamento dos boletos.

    1. Visão Geral

      Nesta aba, você poderá ver um dashboard inicial com uma visão abrangente de

      1. Status das Contas a Pagar:

        • Vencidos: total de boletos que já passaram do prazo de pagamento no período.

        • Divergência de Pagamento: indicador de casos onde a forma de pagamento que está na nota não é boleto, mas há um boleto gerado.

        • Possíveis Fraudes: alertas sobre possíveis fraudes em boletos.

        • Valor Restante a Pagar: montante que ainda precisa ser pago no período.

        • Boletos Cancelados: boletos que foram cancelados no período.

        • Boletos Pagos: pagamentos já realizados no período.

      2. Detalhes das Contas:

        • Boletos com Notas Associadas: proporção de boletos com e sem notas associadas, incluindo segmentação por NFes e NFSes.

        • Principais Fornecedores: resumo dos principais fornecedores da empresa com boletos pagos, em aberto, vencidos, cancelados e baixados.

        💡 Na Visão Geral, também estão disponíveis filtros de data para ajustar a visualização dos dados conforme o período de interesse (Hoje, Próximos 7 dias, Próximos 30 dias, Próximos 3 meses ou Personalizado), tornando a análise de informações mais flexível e dinâmica e facilitando a organização financeira.

    2. Listagem de Boletos

      Esta seção reúne todo o histórico de boletos consultados. Aqui você consegue:

      1. Visualizar as principais informações dos boletos, como:

        • Nome e CNPJ do beneficiário (emitente);

        • Data de emissão;

        • Data de vencimento;

        • Valor;

        • Status após a consulta;

      2. Acessar o boleto digital, com:

        • código de barras;

        • linha digitável;

        • botão para download do PDF.

      3. Acessar a nota fiscal associada;

      4. Exportar dados para Excel

      5. Baixar PDFs em pasta compactada no formato .zip

      6. Visualizar o comprovante de pagamento (em breve).

  6. 💡 Confira a associação das notas fiscais

    As notas fiscais armazenadas na Qive (Arquivei) serão automaticamente associadas aos seus respectivos boletos de pagamento consultados*.

    *O documento associado poderá ser uma duplicata de NFe, NFe sem duplicata ou NFSe.

    👁‍🗨 Para ver informações da nota fiscal associada, basta clicar no ícone do documento 📃 ou em Ver e expandir os detalhes em Documentos associados.

    Você pode clicar em Ver nota completa para visualizar o DANFE na tela.

    Caso identifique alguma inconsistência entre o boleto e a nota associada, você poderá desvincular as informações clicando em Desassociar Documento.

    No Boletos com Notas, também é possível vincular boletos e notas fiscais de forma manual.

    Essa funcionalidade complementa a associação automática de documentos, garantindo ainda mais precisão e eficiência para sua gestão financeira.

    Para vincular documentos manualmente:

    1. Acesse a listagem de Boletos sem notas associadas

    2. Clique em Ver para abrir o menu lateral de detalhes do boleto sem nota associada.

    3. Clique em Associar documentos.

    4. Defina o período de emissão da nota para listar documentos que possuem o CNPJ emissor igual ao do boleto.

      💡 Utilize as abas para navegar entre notas de produtos (NFes) e notas de serviços (NFSes).

    5. Indique a(s) nota(s) para associar ao boleto marcando o campo de seleção ☑️

      💡 Dica: Clique na nota para abrir o DANFE e conferir os dados na mesma tela.

    6. Após marcar a(s) nota(s), clique em Associar selecionados para salvar o vínculo manual.

      Pronto 🎉 A nota ficará associada ao boleto e você poderá seguir com seus processos de gestão com ainda mais confiança nas informações.


🚩Desativação do DDA

É possível desabilitar a consulta automática de boletos a qualquer momento.

Clique no ícone de engrenagem ⚙️, desligue a chave da consulta e confirme a desativação.

👉 Não se preocupe: desativar o DDA não interfere na consulta de documentos fiscais como NFes, NFSes e CTes na Qive (Arquivei).

Você poderá voltar a consultar os boletos da empresa quando preferir 😉


👥 Acesso por usuários da conta

Uma vez liberada na conta, a funcionalidade Boletos com Notas pode ser acessada por qualquer usuário.

💡 Fale com um especialista em nosso chat para conhecer a funcionalidade beta de controle de acessos às listagens de documentos da Qive (Arquivei).


🚀 A solução Boletos com Notas está em constante desenvolvimento.

Acompanhe nossas comunicações para ficar por dentro de todas as melhorias e não deixe de dar sua opinião e sugestões sobre o produto!


Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, contate nosso time 👉🟠💬

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