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OCR para padronização de NFSes no Arquivei
OCR para padronização de NFSes no Arquivei

Saiba como funciona a tecnologia de Optical Character Recognition e como ela te ajuda a centralizar notas de serviço em nossa plataforma

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Escrito por Marina Lahr
Atualizado há mais de uma semana

A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é o documento fiscal que registra as prestações de serviço. Diferente de NFes e CTes, a consulta deste documento ainda acontece majoritariamente em âmbito municipal, apesar de um projeto de padronização nacional estar em andamento.

O Arquivei já oferece integração com mais de 1.100 prefeituras brasileiras, mas, no caso de municípios não cobertos por esse serviço de consulta, possuímos outras soluções que ajudam a disponibilizar XMLs de NFSes em sua conta.

Neste artigo, você encontra todas as informações sobre a tecnologia OCR e como funciona para utilizar esse serviço.


🤔 O que é OCR?

OCR ou Optical Character Recognition é uma tecnologia disponível no Arquivei que

permite a conversão de arquivos de NFSes em textos editáveis.

Na prática, a tecnologia de OCR analisa arquivos enviados para processamento e faz o reconhecimento de caracteres a partir de fontes disponíveis em seu banco de dados para transformar as informações em textos que podem ser editados.


💡 Qual a finalidade e como funciona OCR no Arquivei?

A solução de OCR é útil para empresas que recebem PDFs ou links com NFSes de municípios que não possuem integração com o Arquivei e precisam das notas no formato XML.

Com a tecnologia, as notas de serviço movimentadas por um determinado CNPJ podem ser enviadas para leitura e convertidas em arquivos XMLs de forma otimizada.

Em termos gerais, o processo de OCR no Arquivei funciona assim:

  1. Uma NFSe em formato PDF ou contida em um link de prefeitura é enviada para uma caixa de e-mail;

  2. Uma empresa parceira do Arquivei verifica a caixa de e-mail em busca de PDFs das notas de serviços ou de links de prefeitura;

  3. É feita uma leitura dos arquivos via OCR, a validação dos dados e a conversão em XML.

Esse fluxo de conversão envolve a organização das informações conforme o padrão da Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais).

🚩 Padrão Abrasf é um modelo conceitual que padroniza informações de controle fiscal, levando em consideração as necessidades e os interesses administrativos de cada município brasileiro. Criado para facilitar a sincronização de informações, o XML Abrasf não substitui o modelo de XML emitido por cada prefeitura.

Na etapa 3, o processo de validação se desdobra nos seguintes cenários:

  • 👍 Nota validada: o XML será disponibilizado na plataforma, e as informações serão exibidas na listagem de NFes. Caso necessário, é possível gerar um arquivo em PDF (padrão Arquivei) para download;

    • Dica: você pode encontrar as notas de serviço integradas via processo de OCR através dos filtros disponíveis no Arquivei:

  • 👎 Nota não validada: será retornado um erro, indicando o campo referente e o problema relacionado. Nesse caso, a nota invalidada precisará ser corrigida e reenviada para conversão.


⚙️ Quais são os requisitos para conversão de NFSe via OCR?

Para uma nota de serviço ser convertida em formato XML através de OCR, existem especificações mínimas:

✅ Formatos suportados

NFSe em formato .pdf

NFSe contida em link de prefeitura

❌ Formatos não suportados

Arquivo simples de e-mail (.eml)

Links sem origem em prefeituras

Links quebrados

Arquivos .zip

Extensões de imagens (.jpeg, .png e .gif)

Além disso, é importante se atentar:

  • Imagens em baixa resolução ou arquivos digitalizados podem não ter seus caracteres reconhecidos corretamente, apresentando erros de leitura;

  • Cada nota deve ocupar apenas uma página do PDF notas “quebradas” em 2 páginas não são lidas por OCR;

  • Notas canceladas e cartas de correção não são aceitas por OCR;

Dessa forma, uma simples checagem manual do texto, a fim de identificar possíveis erros antes de submeter a NFSe para OCR, é uma das formas de evitar problemas recorrentes.


📄 Quais campos da NFSe são identificados por OCR?

O serviço de OCR no Arquivei oferece a leitura padrão de 26 campos das notas de serviço:

Número da nota

Data de emissão

Código de verificação

RPS (Recibo provisório de serviço)

Pedido

Data de vencimento

Valor total

Código do serviço

CNPJ do prestador

Nome do prestador

IM do prestador

Código do Município prestador

UF

prestador

CNPJ do tomador

Nome do tomador

IM do

tomador

Código do Município tomador

UF

tomador

Alíquota ISS

Valor ISS

PIS

COFINS

INSS

IRRF

CSLL

Outras retenções

Na contratação do serviço, você poderá sinalizar quais são os campos de interesse. Além disso, caso exista a necessidade por campos não listados, é possível solicitar alterações sob demanda.


⭐ Vantagens de utilizar OCR

A aplicação de OCR para a gestão de notas fiscais de serviço com o Arquivei garante:

  • Automatização de processos;

  • Histórico de NFSes padronizado e organizado;

  • Redução de erros por trabalho manual;

  • Eficiência na análise de dados;

  • Integração facilitada de informações;


👣 Como utilizar OCR no Arquivei?

Se você quer saber mais a aplicação de OCR no Arquivei para obter XMLs de notas de serviço, chame agora mesmo um especialista em Sucesso do Cliente pelo chat da nossa plataforma 👉🟢💬.

Dessa forma, vamos entender melhor quais são as personalizações necessárias para a demanda da empresa que você representa e explicar todas as etapas, desde o teste da solução até a contratação final.


Tenha NFSes padronizadas e ganhe tempo e produtividade na sua rotina 🚀.

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