A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFSe) é o documento fiscal que registra as prestações de serviço. Diferente de NFes e CTes, a consulta deste documento ainda acontece majoritariamente em âmbito municipal, apesar de um projeto de padronização nacional estar em andamento.
A Qive já oferece integração com mais de 1.100 prefeituras brasileiras, mas, no caso de municípios não cobertos por esse serviço de consulta, possuímos outras soluções que ajudam a disponibilizar XMLs de NFSes em sua conta.
Neste artigo, você encontra todas as informações sobre a tecnologia OCR e como funciona para utilizar esse serviço.
🤔 O que é OCR?
OCR ou Optical Character Recognition é uma tecnologia disponível na Qive (Arquivei) que
permite a conversão de arquivos de NFSes em textos editáveis.
Na prática, a tecnologia de OCR analisa arquivos enviados para processamento e faz o reconhecimento de caracteres a partir de fontes disponíveis em seu banco de dados para transformar as informações em textos que podem ser editados.
💡 Qual a finalidade e como funciona OCR na Qive (Arquivei)?
A solução de OCR é útil para empresas que recebem PDFs ou links com NFSes de municípios que não possuem integração com o Qiv (Arquivei) e precisam das notas no formato XML.
Com a tecnologia, as notas de serviço movimentadas por um determinado CNPJ podem ser enviadas para leitura e convertidas em arquivos XMLs de forma otimizada.
Em termos gerais, o processo de OCR no Qive (Arquivei) funciona assim:
Uma NFSe em formato PDF ou contida em um link de prefeitura é enviada para uma caixa de e-mail;
Uma empresa parceira do Qiv (Arquivei) verifica a caixa de e-mail em busca de PDFs das notas de serviços ou de links de prefeitura;
É feita uma leitura dos arquivos via OCR, a validação dos dados e a conversão em XML.
Esse fluxo de conversão envolve a organização das informações conforme o padrão da Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais).
🚩 Padrão Abrasf é um modelo conceitual que padroniza informações de controle fiscal, levando em consideração as necessidades e os interesses administrativos de cada município brasileiro. Criado para facilitar a sincronização de informações, o XML Abrasf não substitui o modelo de XML emitido por cada prefeitura.
Na etapa 3, o processo de validação se desdobra nos seguintes cenários:
👍 Nota validada: o XML será disponibilizado na plataforma, e as informações serão exibidas na listagem de NFes. Caso necessário, é possível gerar um arquivo em PDF (padrão Qive (Arquivei) para download;
Dica: você pode encontrar as notas de serviço integradas via processo de OCR através dos filtros disponíveis na Qive:
👎 Nota não validada: será retornado um erro, indicando o campo referente e o problema relacionado. Nesse caso, a nota invalidada precisará ser corrigida e reenviada para conversão.
⚙️ Quais são os requisitos para conversão de NFSe via OCR?
Para uma nota de serviço ser convertida em formato XML através de OCR, existem especificações mínimas:
✅ Formatos suportados
NFSe em formato .pdf | NFSe contida em link de prefeitura |
❌ Formatos não suportados
Arquivo simples de e-mail (.eml) | Links sem origem em prefeituras | Links quebrados | Arquivos .zip | Extensões de imagens (.jpeg, .png e .gif) |
Além disso, é importante se atentar:
Imagens em baixa resolução ou arquivos digitalizados podem não ter seus caracteres reconhecidos corretamente, apresentando erros de leitura;
Cada nota deve ocupar apenas uma página do PDF ➡ notas “quebradas” em 2 páginas não são lidas por OCR;
Notas canceladas e cartas de correção não são aceitas por OCR;
Dessa forma, uma simples checagem manual do texto, a fim de identificar possíveis erros antes de submeter a NFSe para OCR, é uma das formas de evitar problemas recorrentes.
📄 Quais campos da NFSe são identificados por OCR?
O serviço de OCR na Qive (Arquivei) oferece a leitura padrão de 26 campos das notas de serviço:
Número da nota | Data de emissão | Código de verificação | RPS (Recibo provisório de serviço) |
Pedido | Data de vencimento | Valor total | Código do serviço |
CNPJ do prestador | Nome do prestador | IM do prestador | Código do Município prestador | UF prestador |
CNPJ do tomador | Nome do tomador | IM do tomador | Código do Município tomador | UF tomador |
Alíquota ISS | Valor ISS | PIS | COFINS |
INSS | IRRF | CSLL | Outras retenções |
Na contratação do serviço, você poderá sinalizar quais são os campos de interesse. Além disso, caso exista a necessidade por campos não listados, é possível solicitar alterações sob demanda.
⭐ Vantagens de utilizar OCR
A aplicação de OCR para a gestão de notas fiscais de serviço com a Qive garante:
Automatização de processos;
Histórico de NFSes padronizado e organizado;
Redução de erros por trabalho manual;
Eficiência na análise de dados;
Integração facilitada de informações;
👣 Como utilizar OCR na Qive (Arquivei)?
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Dessa forma, vamos entender melhor quais são as personalizações necessárias para a demanda da empresa que você representa e explicar todas as etapas, desde o teste da solução até a contratação final.
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