Manter uma empresa em dia com a Receita Federal exige cuidado e organização em todos os processos administrativos. Nos setores fiscal, contábil e financeiro, a utilização de um sistema compartilhado para atividades relacionadas aos documentos fiscais contribui para um controle mais eficiente das informações, essencial para o compliance dos negócios.
Veja neste artigo como utilizar a funcionalidade NFe em etapas da Qive (Arquivei), que facilita a organização dos fluxos de gestão na sua empresa ou escritório.
🤔 O que é a NFe em etapas?
A função NFe em etapas da Qive (Arquivei) é um recurso que permite visualizar as Notas Fiscais eletrônicas recebidas e armazenadas em nossa plataforma de acordo com os processos de gestão que você realiza.
Por meio da criação de colunas, você pode distribuir os documentos conforme as etapas em que eles estão, desde o recebimento das mercadorias até a escrituração dos dados, por exemplo.
⭐ Vantagens
Assim como as etiquetas, a NFe em etapas é uma funcionalidade que te ajuda a ter mais organização nas rotinas diárias. Além disso, ao utilizar essa ferramenta você consegue:
estruturar as atividades que são realizadas por sua equipe na Qive (Arquivei);
acompanhar de forma visual a fase atual de gestão das NFes;
identificar rapidamente possíveis atrasos e impedimento nos processos;
controlar as informações de maneira simplificada.
Teste agora mesmo e descubra novas possibilidades para cuidar das notas fiscais da empresa que você cuida!
👣 Como criar etapas da gestão de NFes na Qive (Arquivei)
Para aproveitar a solução NFe em etapas, siga as instruções abaixo:
No menu lateral esquerdo da Qive (Arquivei), em Acesso às notas, entre na página da funcionalidade;
Se possuir mais de uma empresa cadastrada em sua conta, escolha o CNPJ ou CPF de interesse;
Clique no botão + Criar etapa para começar a incluir as atividades que você deseja acompanhar no quadro.
🚩 Nota: por padrão, duas colunas já estarão criadas:
Em Entrada, é possível encontrar todas as NFes que foram recebidas pela empresa selecionada;
Já a coluna Arquivadas pode ser utilizada para inserir os documentos que já passaram por todas as etapas de gestão.
Indique o título e a cor de preferência para a etapa a ser criada.
Clique em Criar etapa para habilitar a nova coluna.
Quando finalizar a criação das colunas, distribua as NFes contidas em Entrada para a fase atual da gestão.
Para isso, basta clicar na nota fiscal de interesse e, mantendo o botão do mouse pressionado, arrastar para a coluna de destino.
💡 Dica: utilize os filtros disponíveis na funcionalidade para localizar as NFes a serem movimentadas mais rapidamente.
Pronto! 🎉 A visualização personalizada por etapas está pronta para uso integral.
📢 Dúvidas frequentes e pontos importantes
🔹 Esta é uma funcionalidade beta (em desenvolvimento) da Qive (Arquivei).
Caso tenha dúvidas ou encontre erros na utilização da ferramenta, entre em contato com a nossa equipe pelo chat! 👉🟢
🔹 Quais usuários podem acessar a funcionalidade NFe em etapas?
No momento, administradores e usuários da conta principal podem acessar e utilizar a funcionalidade. Os Painéis de Acesso Básico (PAB) e usuários do PAB não possuem a função inclusa em sua visualização.
👉 Entenda mais sobre Grupos de Usuários e permissões da conta.
🔹 É possível editar uma coluna criada?
Sim. Se você deseja trocar o nome ou a cor da etapa criada, abra o menu de opções no canto superior direito da coluna e clique em Editar etapa. Ao finalizar a edição, salve as alterações realizadas.
➔ Notas já incluídas na coluna editada serão mantidas.
🔹 É possível alterar a ordem das colunas criadas?
Sim. Você pode reordenar as etapas inseridas no quadro abrindo o menu da coluna e clicando em Ordenar.
Quando a janela lateral for exibida, segure e arraste as colunas para a sequência desejada no campo Ordenação. Clique em Editar etapa para salvar as configurações.
➔ Notas já incluídas na coluna editada serão mantidas.
🔹 É possível excluir uma coluna criada?
Neste momento não é possível apagar etapas.
🔹 Como visualizar detalhes das notas no quadro por etapas?
Sim! Todas as informações das NFes podem ser acessadas de forma simples e rápida nesta funcionalidade.
Para ver os dados principais, clique no documento de interesse. A nota será expandida e você poderá ver:
a razão social da empresa emitente da NFe;
a data de emissão;
o status de manifestação atual e o prazo para registrar um evento final;
valor total da nota.
Se preferir acessar as informações completas, abra o menu da nota no canto superior direito e selecione Ver nota para abrir a NFe 360.
🔹 Quais documentos podem ser movimentados na NFe em etapas?
No momento, é possível organizar NFes recebidas pelas empresas cadastradas na conta da Qive (Arquivei).
🔹 Existe um custo para utilizar a NFe em etapas?
Essa funcionalidade está em fase de testes, e o uso está liberado atualmente de forma gratuita.
Quer saber mais sobre essa ferramenta ou testar ela em sua conta? Chame um especialista em Experiência do Cliente agora mesmo pelo chat 👉🟢.