No Arquivei, é possível otimizar a rotina de gestão fiscal com a configuração de ações automáticas, como o agendamento de consulta de documentos.
Para te ajudar a economizar ainda mais tempo com tarefas manuais, lançamos a ferramenta Automações, que permite programar operações para serem executadas pelo nosso sistema de forma automatizada.
Saiba tudo sobre esta novidade no artigo abaixo!
💡 Visão geral
A funcionalidade Automações é uma solução para você configurar, de forma simples e prática, processos para serem realizados automaticamente pelo nosso sistema a partir de atividades que acontecem dentro da sua conta.
Você pode, por exemplo, ativar o envio automático de e-mails para cada nova Nota Fiscal eletrônica recebida e armazenada na plataforma ou até mesmo programar a aplicação de uma etiqueta específica de acordo com o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) do documento.
Continue lendo nosso artigo e descubra como essa função deixa a gestão e a comunicação mais eficientes!
Esta é uma funcionalidade em desenvolvimento. Comece a utilizar agora mesmo e nos ajude a deixá-la cada vez melhor!
⭐ Vantagens e casos de uso
As Automações do Arquivei te ajudam a:
organizar rotinas internas;
reduzir tarefas manuais frequentes;
evitar retrabalhos e perda de informações;
garantir tempo para focar no crescimento estratégico dos negócios.
Acesse nosso conteúdo especial da funcionalidade na Academia Arquivei e conheça os casos de uso:
👀 Quais automações podem ser ativadas no Arquivei?
No momento, as automações disponíveis são:
Para incrementar rotinas no Arquivei
envio automático de e-mail para novas NFes recebidas;
envio automático de e-mail para novas NFes emitidas;
envio automático de e-mail para NFes canceladas;
aplicação automática de etiqueta em NFes;
atualização automática de etapa da NFe.
Para potencializar rotinas em sistemas externos
envio automático de NFes* para:
Trello;
Pipefy;
AlterData NF-Stock;
Box-e Domínio;
Omie e Tarefas do Omie;
MS Teams;
Wrike;
Asana;
Slack.
*As automações para outras ferramentas seguem a lógica de envio automático de e-mail com as notas fiscais.
📢 Acompanhe nossos comunicados para não perder a liberação de novas automações!
👣 Como criar e ativar uma automação personalizada
Siga os passos abaixo para criar sua primeira automação no Arquivei:
Acesse, no menu lateral esquerdo da plataforma, a seção Automações;
Clique em + Criar automação;
Indique o nome da automação;
✔️ Dica: inclua detalhes para controlar as rotinas programadas com mais facilidade. Veja exemplos:
Enviar NFe recebida Matriz para contabilidade;
Enviar NFe emitida Filial para destinatário;
Aplicar etiqueta NFe com CFOP de devolução;
Em seguida, selecione qual atividade em sua conta deverá gerar uma ação automática.
Clique em +Adicionar condições para especificar as regras da automação, incluindo:
a qual CNPJ cadastrado no Arquivei a automação se refere (obrigatória);
para quais fornecedores (CNPJ emissor) a automação deve ser executada, em caso de NFes recebidas no Arquivei (opcional);
quais os CFOPs de interesse (opcional).
👉 Quando finalizar essa etapa, clique em Atualizar condições para salvar as regras escolhidas.
Depois, determine a ação que deverá ser executada para a atividade definida anteriormente:
📧 Em automação para envio de e-mails, escreva no campo correspondente os endereços que receberão as mensagens com as NFes recebidas ou emitidas.
🏷️ Em automação para aplicação de etiqueta, busque e selecione as etiquetas de interesse na listagem que será exibida*.
*Estarão disponíveis todas as etiquetas cadastradas e ativas na conta.
🚩 Em automação para mudança de etapa da NFe, busque e selecione a etapa de destino na listagem que será exibida*.
*Estarão disponíveis todas as etapas já criadas na conta. Saiba como criar uma etapa.
Por fim, clique em Publicar automação.
Pronto! 🎉 A partir desse momento, as regras definidas já vão ficar ativas em nosso sistema.
👁🗨 Nota: para a automação de e-mails de NFes recebidas e emitidas, uma mensagem será enviada para os endereços informados sempre que um novo documento for consultado na Sefaz (notas recebidas) ou importado para a plataforma (notas emitidas). A comunicação incluirá os dados da operação registrada na NFe em formato .xml e .pdf (DANFe).
✍ Editar ou desativar uma automação programada
Se você deseja interromper ou ajustar o funcionamento de uma automação criada em sua conta, basta acessar o menu Automações e seguir as instruções abaixo:
Na automação de interesse, clique no botão Editar;
Caso você deseje inativar a automação selecionada, abra o menu Mais opções > Desativar automação. A ação será salva automaticamente pelo nosso sistema.
Para reativar uma automação, basta seguir as mesmas etapas acima e clicar em Mais opções > Ativar automação;Se você quiser apenas alterar informações da automação, como o nome e os detalhes das regras, por exemplo, edite os campos necessários e, ao finalizar, clique em Salvar alterações para confirmar as mudanças realizadas.
📢 Pontos importantes e dúvidas frequentes
🔹 Para visualizar quais processos automáticos estão ativos em sua conta, acesse a Listagem de Automações e verifique a coluna Status.
O símbolo ☑️ indica uma automação ativa;
O símbolo ⚠️ indica uma automação inativa;
Nessa mesma página, você pode conferir a data de criação da automação, a última edição realizada e o usuário responsável pela atualização mais recente.
🔹 Esta é uma funcionalidade beta (em desenvolvimento) do Arquivei.
Caso tenha dúvidas ou encontre erros na utilização da ferramenta, entre em contato com a nossa equipe pelo chat! 👉🟢💬
🔹 Quais usuários podem acessar as Automações do Arquivei?
No momento, administradores e usuários da conta principal podem acessar e utilizar a funcionalidade. Os Painéis de Acesso Básico (PAB) e usuários do PAB não possuem a função inclusa em sua visualização.
👉 Entenda mais sobre Grupos de Usuários e permissões da conta.
🔹 Quais NFes são consideradas por uma automação criada?
As ações escolhidas serão aplicadas em NFes recebidas ou emitidas após a ativação da automação. Dessa forma, documentos retroativos (com data de criação no Arquivei anterior à data de criação da automação) não serão impactados.
🔹 Qual é o custo da funcionalidade Automações?
Para você experimentar a otimização de processos manuais, disponibilizamos 50 ações gratuitas por mês em sua conta*. Aproveite!
*O volume de ações não é cumulativo, e será reiniciado a cada novo ciclo da assinatura (mensal ou anual).
Consulte um especialista pelo site para entender como utilizar o Automações em seu plano Arquivei.
🔹 Como é feita a contagem de uso?
Contabilizamos toda ação automática concluída.
Dessa forma, cada processo executado pelo nosso sistema é descontado no pacote de ações da funcionalidade.
Para e-mails de NFes recebidas, por exemplo, uma mensagem enviada corresponde a uma ação, independente do número de destinatários mencionados.
Assim, no limite disponibilizado gratuitamente, é possível enviar até 50 e-mails de NFe recebida por mês.
👀 Caso você precise expandir o uso para mais de 50 ações mensais em sua conta, envie uma mensagem para um de nossos especialistas pelo endereço suporte@arquivei.com.br ou pelo chat da plataforma.
🔹 Existem melhorias já mapeadas?
Sim! Nosso time de produto já está trabalhando para oferecer novas automações que vão otimizar ainda mais a sua gestão fiscal. Acompanhe este artigo e as nossas comunicações para ficar por dentro das novidades.
💬 Queremos saber: qual processo você quer automatizar no Arquivei?
🔹 O que acontece com uma automação de aplicação de etiquetas caso a etiqueta definida seja inativada?
Nosso sistema irá processar e aplicar a etiqueta normalmente, pois mesmo inativa ela ainda existe e seu vínculo com a automação continua vigente. No entanto, essa etiqueta não será exibida em nenhum lugar e apenas se tornará visível caso seja reativada.