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Como utilizar as Automações do Arquivei
Como utilizar as Automações do Arquivei

Conheça a nossa nova funcionalidade de rotinas automáticas

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Escrito por Marina Lahr
Atualizado há mais de uma semana

No Arquivei, é possível otimizar a rotina de gestão fiscal com a configuração de ações automáticas, como o agendamento de consulta de documentos.

Para te ajudar a economizar ainda mais tempo com tarefas manuais, lançamos a ferramenta Automações, que permite programar operações para serem executadas pelo nosso sistema de forma automatizada.

Saiba tudo sobre esta novidade no artigo abaixo!


💡 Visão geral

A funcionalidade Automações é uma solução para você configurar, de forma simples e prática, processos para serem realizados automaticamente pelo nosso sistema a partir de atividades que acontecem dentro da sua conta.

Você pode, por exemplo, ativar o envio automático de e-mails para cada nova Nota Fiscal eletrônica recebida e armazenada na plataforma ou até mesmo programar a aplicação de uma etiqueta específica de acordo com o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações) do documento.

Continue lendo nosso artigo e descubra como essa função deixa a gestão e a comunicação mais eficientes!


Esta é uma funcionalidade em desenvolvimento. Comece a utilizar agora mesmo e nos ajude a deixá-la cada vez melhor!


⭐ Vantagens e casos de uso

As Automações do Arquivei te ajudam a:

  • organizar rotinas internas;

  • reduzir tarefas manuais frequentes;

  • evitar retrabalhos e perda de informações;

  • garantir tempo para focar no crescimento estratégico dos negócios.

Acesse nosso conteúdo especial da funcionalidade na Academia Arquivei e conheça os casos de uso:


👀 Quais automações podem ser ativadas no Arquivei?

No momento, as automações disponíveis são:

  • Para incrementar rotinas no Arquivei

    • envio automático de e-mail para novas NFes recebidas;

    • envio automático de e-mail para novas NFes emitidas;

    • envio automático de e-mail para NFes canceladas;

    • aplicação automática de etiqueta em NFes;

    • atualização automática de etapa da NFe.

  • Para potencializar rotinas em sistemas externos

    • envio automático de NFes* para:

      • Trello;

      • Pipefy;

      • AlterData NF-Stock;

      • Box-e Domínio;

      • Omie e Tarefas do Omie;

      • MS Teams;

      • Wrike;

      • Asana;

      • Slack.

      *As automações para outras ferramentas seguem a lógica de envio automático de e-mail com as notas fiscais.

📢 Acompanhe nossos comunicados para não perder a liberação de novas automações!


👣 Como criar e ativar uma automação personalizada

Siga os passos abaixo para criar sua primeira automação no Arquivei:

  1. Acesse, no menu lateral esquerdo da plataforma, a seção Automações;

  2. Clique em + Criar automação;

  3. Indique o nome da automação;

    ✔️ Dica: inclua detalhes para controlar as rotinas programadas com mais facilidade. Veja exemplos:

    • Enviar NFe recebida Matriz para contabilidade;

    • Enviar NFe emitida Filial para destinatário;

    • Aplicar etiqueta NFe com CFOP de devolução;

  4. Em seguida, selecione qual atividade em sua conta deverá gerar uma ação automática.

  5. Clique em +Adicionar condições para especificar as regras da automação, incluindo:

    • a qual CNPJ cadastrado no Arquivei a automação se refere (obrigatória);

    • para quais fornecedores (CNPJ emissor) a automação deve ser executada, em caso de NFes recebidas no Arquivei (opcional);

    • quais os CFOPs de interesse (opcional).

    👉 Quando finalizar essa etapa, clique em Atualizar condições para salvar as regras escolhidas.

  6. Depois, determine a ação que deverá ser executada para a atividade definida anteriormente:

    📧 Em automação para envio de e-mails, escreva no campo correspondente os endereços que receberão as mensagens com as NFes recebidas ou emitidas.

    🏷️ Em automação para aplicação de etiqueta, busque e selecione as etiquetas de interesse na listagem que será exibida*.

    *Estarão disponíveis todas as etiquetas cadastradas e ativas na conta.

    🚩 Em automação para mudança de etapa da NFe, busque e selecione a etapa de destino na listagem que será exibida*.

    *Estarão disponíveis todas as etapas já criadas na conta. Saiba como criar uma etapa.

  7. Por fim, clique em Publicar automação.

Pronto! 🎉 A partir desse momento, as regras definidas já vão ficar ativas em nosso sistema.


👁‍🗨 Nota: para a automação de e-mails de NFes recebidas e emitidas, uma mensagem será enviada para os endereços informados sempre que um novo documento for consultado na Sefaz (notas recebidas) ou importado para a plataforma (notas emitidas). A comunicação incluirá os dados da operação registrada na NFe em formato .xml e .pdf (DANFe).


✍ Editar ou desativar uma automação programada

Se você deseja interromper ou ajustar o funcionamento de uma automação criada em sua conta, basta acessar o menu Automações e seguir as instruções abaixo:

  1. Na automação de interesse, clique no botão Editar;

    1. Caso você deseje inativar a automação selecionada, abra o menu Mais opções > Desativar automação. A ação será salva automaticamente pelo nosso sistema.

      Para reativar uma automação, basta seguir as mesmas etapas acima e clicar em Mais opções > Ativar automação;

    2. Se você quiser apenas alterar informações da automação, como o nome e os detalhes das regras, por exemplo, edite os campos necessários e, ao finalizar, clique em Salvar alterações para confirmar as mudanças realizadas.


📢 Pontos importantes e dúvidas frequentes

🔹 Para visualizar quais processos automáticos estão ativos em sua conta, acesse a Listagem de Automações e verifique a coluna Status.

  • O símbolo ☑️ indica uma automação ativa;

  • O símbolo ⚠️ indica uma automação inativa;

Nessa mesma página, você pode conferir a data de criação da automação, a última edição realizada e o usuário responsável pela atualização mais recente.


🔹 Esta é uma funcionalidade beta (em desenvolvimento) do Arquivei.

Caso tenha dúvidas ou encontre erros na utilização da ferramenta, entre em contato com a nossa equipe pelo chat! 👉🟢💬


🔹 Quais usuários podem acessar as Automações do Arquivei?

No momento, administradores e usuários da conta principal podem acessar e utilizar a funcionalidade. Os Painéis de Acesso Básico (PAB) e usuários do PAB não possuem a função inclusa em sua visualização.


🔹 Quais NFes são consideradas por uma automação criada?

As ações escolhidas serão aplicadas em NFes recebidas ou emitidas após a ativação da automação. Dessa forma, documentos retroativos (com data de criação no Arquivei anterior à data de criação da automação) não serão impactados.


🔹 Qual é o custo da funcionalidade Automações?

Para você experimentar a otimização de processos manuais, disponibilizamos 50 ações gratuitas por mês em sua conta*. Aproveite!

*O volume de ações não é cumulativo, e será reiniciado a cada novo ciclo da assinatura (mensal ou anual).


🔹 Como é feita a contagem de uso?

Contabilizamos toda ação automática concluída.

Dessa forma, cada processo executado pelo nosso sistema é descontado no pacote de ações da funcionalidade.

Para e-mails de NFes recebidas, por exemplo, uma mensagem enviada corresponde a uma ação, independente do número de destinatários mencionados.

Assim, no limite disponibilizado gratuitamente, é possível enviar até 50 e-mails de NFe recebida por mês.

👀 Caso você precise expandir o uso para mais de 50 ações mensais em sua conta, envie uma mensagem para um de nossos especialistas pelo endereço suporte@arquivei.com.br ou pelo chat da plataforma.


🔹 Existem melhorias já mapeadas?

Sim! Nosso time de produto já está trabalhando para oferecer novas automações que vão otimizar ainda mais a sua gestão fiscal. Acompanhe este artigo e as nossas comunicações para ficar por dentro das novidades.

💬 Queremos saber: qual processo você quer automatizar no Arquivei?


🔹 O que acontece com uma automação de aplicação de etiquetas caso a etiqueta definida seja inativada?

Nosso sistema irá processar e aplicar a etiqueta normalmente, pois mesmo inativa ela ainda existe e seu vínculo com a automação continua vigente. No entanto, essa etiqueta não será exibida em nenhum lugar e apenas se tornará visível caso seja reativada.


Comece a utilizar as Automações do Arquivei agora mesmo e ganhe novas possibilidades para fazer uma gestão fiscal mais estratégica 🚀.

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