Em meio a tantas NFes, pode ser mais complexo se organizar entre os diferentes setores da empresa e manter o controle do gerenciamento de todas as notas fiscais.
A função Comentários na nota é mais uma ferramenta que ajuda na otimização da sua rotina de trabalho! Conheça neste artigo como utilizar e fique por dentro das principais vantagens. 😉
💬 O que é?
O Comentários na nota possibilita a adição de informações internas ou observações nos Documentos Auxiliares de Nota Fiscal eletrônica (DANFes). Dessa forma, a comunicação entre pessoas de um mesmo time ou entre outros departamentos da empresa é facilitada.
🚩 Os comentários inseridos nos DANFes não impactam a validade jurídica dos XMLs das NFes.
Cada comentário pode gerar um aumento da eficiência na gestão fiscal, já que as partes interessadas ficam cientes do que está acontecendo em cada etapa do processo.
⭐ Quais as vantagens?
Além de auxiliar na conferência de dados por diferentes setores, os comentários na nota podem influenciar na diminuição de erros e inconsistências, dando mais visibilidade aos apontamentos que precisam ser feitos. Por consequência, é possível potencializar o controle de todas as informações relacionadas aos documentos.
Abaixo, você conhece alguns cenários onde o Comentários na nota pode ser útil:
Sinalize a forma de pagamento de um produto adquirido: facilita o fluxo entre o time de compras e o setor contábil;
Confira e confirme os dados para liberar o pagamento: melhora o acompanhamento de possíveis erros na nota fiscal;
Indique os responsáveis pela nota fiscal: amplia o conhecimento dos encarregados de cada etapa da operação – compra, recebimento, cadastro no sistema de gestão do estoque, contabilidade, obrigações tributárias, entre outros;
Detalhe seus processos: evidencia a confirmação da data de recebimento das mercadorias, a finalidade da compra, observações, devoluções e outros.
👣 Como utilizar?
Deixar um comentário na nota envolve apenas alguns passos simples. Entenda a seguir.
No menu lateral esquerdo do Arquivei, clique em Acesso às Notas e, depois, em NFe;
Na listagem de NFes, visualizando a nota de interesse, passe o mouse para a abertura do menu suspenso e escolha o botão Ver DANFe;
Ao abrir a tela de visualização do DANFe, selecione a opção Comentários na nota, localizada no canto superior esquerdo;
Escreva o comentário e aperte Enviar.
📍 A adição de comentários é ilimitada. Caso seja necessário, é possível apagar um comentário feito, clicando nos três pontinhos ao lado e depois em Remover.
🤔 E o que acontece quando o download do DANFe é realizado?
Os comentários não são incluídos ao baixar os arquivos em PDF, permanecendo acessíveis e disponíveis para visualização somente no Arquivei.
👥 A funcionalidade não tem restrições quanto à permissão de usuários, podendo ser utilizada por todos os acessos da conta.
Está em dúvida de como começar a usar? Chame agora mesmo um especialista através do chat! 🟢